I. Definisi EDI
EDI atau
singkatan dari Electronic Data Interchange sebenarnya adalah sebuah format
dokumen atau struktur data dalam bentuk UN/EDIFACT merupakan bagian dari dunia
e-commerce yang digunakan sebagai format standar untuk pertukaran data secara
elektronik antar organisasi/perusahaan.
II. Cara Kerja
EDI
Pada
dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni pesan standar, perangkat
lunak EDI (EDI Converter), dan komunikasi. Pertama, Pesan standar pada dasarnya
berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari
satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform
Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen
elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change,
invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok.
Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction
set. Jadi, transaction set adalah analogi elekronik dari kertas/form dokumen
bisnis. Salah satu ciri utama dalam EDI, pada dasarnya pertukaran data terjadi
antar aplikasi komputer, sehingga tidak hanya antar komputer. Akibatnya
intervensi hanya manusia (pengguna) terjadi pada aplikasi komputer ini,
sedangkan sisanya seperti proses pengiriman dan interpretasi data dapat
dilakukan oleh komputer. Berbeda dengan facsimile dan e-mail, dalam EDI yang
dipertukarkan harus terstruktur sehingga dapat dibaca dan diinterpretasikan
oleh komputer. Dalam facsimile dan e-mail data tidak terstruktur sehingga data
hanya bisa diinterpretasikan oleh manusia.
Kedua,
Perangkat lunak EDI berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar
EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI
harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.
Ketiga,
Komunikasi. Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang
kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan
melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi.
Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi
berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang
bertransaksi.
Dalam
point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan:
1. menggunakan
protokol komunikasi yang sama,
2. mempunyai kecepatan transmisi yang sama,
3. menyediakan line telepon pada saat yang sama.
Dengan
bertambahnya rekan bisnis, maka komunikasi berbentuk point-to-point makin susah
untuk di-manage, oleh karena itu dalam perkembangannya akan lebih mudah bila
memakai jasa pihak ketiga, yaitu Vale Added Network (VAN). VAN adalah penyedia
network di mana setiap pelanggan-pelanggannya mempunyai mailbox pada perusahaan
VAN tersebut. Mailboxing ini memungkinkan pengiriman transaction set ke mailbox
rekan bisnis. Dengan cara ini pesan-pesan EDI dibawa oleh e-mail. Komunikasi
via VAN menghindari keterbatasan-keterbatasan yang ada pada point-to-point.
Beberapa VAN juga menyediakan bantuan implementasi berupa consulting, softaware
dan training rekan bisnis.
Untuk security
transfer data VAN memberikan jaminan kepada pelanggan-pelanggan dengan
cara-cara sebagai berikut:
1. Access ke VAN memerlukan password dan
IDs;
2. Validasi relasi dagang untuk
memastikan hanya pelanggan yang berhak yang bisa menerima pesan-pesan atau
dokumen-dokumen;
3. VAN mencek integritas dari
pesan-pesan EDI.
Ini dimaksudkan
untuk memastikan agar pesan-pesan yang dikirimkan sesuai dengan standar yang
dipakai. Penerapan EDI di Internet Penggunaan EDI di internet bisa dibilang
masih baru, namun teknologi dan service telah berkembang dengan cepat. VAN yang
ada sekarang sudah terhubung ke internet untuk memberikan service ke
pelanggan-pelanggan (misalnya iklan sebuah produk). Sebuah perusahaan pelanggan
VAN dapat melakukan transaksi EDI dengan sebuah perusahaan lain yang terhubung
ke internet. Pesan-pesan EDI dapat diselipkan ke dalam Internet E-mail.
Perusahaan-perusahaan yang sama-sama terhubung ke Internet juga dapat melakukan
transaksi EDI. Kedua perusahaan yang bertransaksi harus sepakat dengan Internet
protokol apa yang akan dipakai untuk pertukaran pesan-pesan EDI:
Pengiriman-pesan dengan e-mail. Ini cara yang paling simpel dan paling banyak
dipakai. Khususnya untuk menyelipkan pesan-pesan EDI bisa dipakai spesifikasi
IETF-MIME dan kedua rekan dagang harus sepakat dengan metode encryption untuk
pengamanan pengiriman e-mail, misalnya PEM atau PGP. Pengiriman pesan-pesan EDI
dengan FTP. Untuk pertukaran pesan-pesan EDI dengan FTP, sebuah account harus
dibuat untuk setiap rekan dagang untuk FTP login, inclusif password.
Pesan-pesan EDI disimpan di sebuah file, dan rekan dagang membuat perjanjian
untuk penamaan file-file dan direktori dimana pesan-pesan disimpan.
III. Keuntungan
EDI
EDI
memperbaiki efisiensi juga menurunkan biaya dan juga keuntungan-keuntungan lain
diantaranya: Bussiness survival Kebanyakan organisasi-organisasi besar menekan
supplier-suppliernya untuk menggunakan EDI. EDI adalah metode yang diinginkan
untuk melakukan bisnis di banyak industri, misalnya rail, automotive, chemical
dan farmasi. Penghematan biaya EDI menekan biaya biaya dalam proses transaksi
dan menaikkan efisiensi. Penghematan yang diperoleh dari EDI bisa bersumber
dari berbagai bidang seperti:
Pengurangan
dalam pemrosesan dokumen (misalnya: mengetik kembali data yang sama/redundant
data). Mengurangi staf sebagai hasil dari eliminasi data re-keying,koreksi
kesalahan,dll. Penurunan tingkat inventory. Ini adalah hasil dari penurunan
waktu proses transaksi dan eliminasi dari ketidakpastian seperti order delivery
time. Penurunan biaya untuk penanganan spesial dan pos ekspres yang disebabkan
keterlambatan dalam penerimaan dan proses yang tidak efisien dalam
surat-menyurat. Penurunan penggunaan telepon. Penurunan biaya pos konvensional.
Penurunan dalam pengeluaran biaya transpor. Memperbaiki service kepada
pelanggan Memperbaiki relasi dengan suplier,pelanggan dan rekan dagang.
Memperbaiki kemampuan untuk bersaing secara internasional, sebagai hasil dari
penurunan waktu komunikasi dan penurunan kesalahan, waktu design dan
pengembangan lebih lebih singkat.
IV. Peluang EDI
di Indonesia
EDI digunakan di indonesia mulai tahun
1995, saat itu digunakan untuk pertukaran data di Pelabuhan Tanjung Priok, saat
itu juga mulai dirintis untuk digunakan untuk pertukaran data dokumen import
antara perusahaan dengan Kantor Pelayanan Bea dan Cukai. Pada tahun1997 EDI
resmi dimandatorikan untuk pertukaran data PIB (Pemberitahuan Impor Barang),
pada tahun 2003 resmi dimandatorikan untuk PEB (Pemberitahuan Export Barang),
pada tahun 2006 resmi dimandatorikan untuk dokumen manifest.
Selain di Bea Cukai, sampai saat ini EDI
digunakan di dalam berbagai macam instansi baik pemerintah maupun swasta. Untuk
pemerintah misalnya di Dept. Pos dan Telekomunikasi, Balai Karantina Ikan,
Balai Karantina Hewan, Dept. Perdagangan, dan lain-lain. Untuk sektor swasta
misalnya digunakan oleh Toshiba, Toyota Astra Motor, Unilever, Matahari,
Nestle, dan lain lain. Sampai saat ini sistem EDI sangat berkembang pesat di
Indonesia, terlebih dengan mulai diterapkannya sistem Nasional Single Window di
kepabeanan, bisa dikatakan sistem EDI sangat terintegrasi di dalamnya.
Salah satu penyedia jasa layanan EDI
(EDI Provider) di Indonesia adalah PT. EDI Indonesia (EDII) yang sampai saat
ini sudah 15 tahun berdiri. Perusahaan ini adalah anak perusahaan dari PT.
Pelabuhan Indonesia II, tapi sebelumnya kepemilikan saham terbesar dimiliki PT.
Indosat. Selain itu ada juga perusahaan-perusahaan lain sebagai EDI Provider di
ndonesia diantaranya adalah PT. Telkom, PT. Lintas Artha, Finnet Indonesia, dan
lain lain.
Kita tidak
dapat membantah bahwa salah satu dampak dari liberalisasi adalah semakin
terintegrasi perekonomian negara kita dengan perekonomian global. Liberalisasi
perdagangan yang disepakati melalui APEC, juga GATT, akan menuntut kita untuk
selalu bersaing dengan pelaku-pelaku ekonomi dari negara lain. Untuk bisa
menempatkan diri dalam tatanan ekonomi dunia, mau tidak mau kita harus
meningkatkan efisiensi pelaku bisnis sebagaimana pelaku bisnis di negara lain.
EDI bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi
bisnis dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis
tidak dapat melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam
penerapan EDI sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk
menyediakan perangkat hukum yang diperlukan. Keberhasilan Singapura dalam
menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu contoh. Saat ini pelabuhan
Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta ini tentu tidak
terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis di pelabuhan
tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam perekonomi
kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif untuk mengatasi problema
klasik permasalah ekonomi
URL :
http://testedii.blogspot.co.id/2010/10/apa-itu-edi.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar